Het kon natuurlijk al lang: via beeldbellen een werkconferentie organiseren. Alleen: ik deed het nooit. Ik dacht er zelfs niet aan, en mijn opdrachtgevers ook niet. Dus werden voor halve, hele of meer dagen achtereen agenda’s vrijgemaakt, een locatie geregeld, vroegen we ons af “beginnen we ná de file? Hoe laat is dat dan? Of beginnen we gewoon ‘op tijd’ en zorgt ieder maar dat-ie er ook op tijd ís …”. En toen hóefden we ons dat allemaal niet meer af te vragen …

Maar stond dus wél die werkconferentie gepland. Waarvan de doelen en beoogde resultaten niet minder belangrijk waren geworden… Er moest dus een ándere manier gevonden worden om hetzelfde te bereiken. Mét behoud van interactie, energie, plezier, nut èn met resultaten waar je mee verder kunt.

En wat blijkt dan? Het kán! En niet op een míndere manier, maar op een ándere manier. Out-of-the-box denken en - handelen? Verander de omstandigheden, en het gaat ‘vanzelf’….

Nou ja, vanzelf….. Zo moest de tijd ingekort: een hele of zelfs een halve dag beeldbellen is echt veel te lang. Bovendien: de deelnemers hadden wel iets anders (namelijk Covid-19) aan hun hoofd en eigenlijk helemaal geen tijd. Er moet een werkvorm gevonden worden waarbij iedereen aan het woord kan komen en er niet door elkaar wordt gepraat (zoals we inmiddels allemaal wel ervaren hebben dat nodig is). Minder tijd, minder gelijktijdige interactie, minder tot geen non-verbale info. Kan dat nog wat worden? Ja, blijkt! Met de kanttekening: in déze situatie en met déze vraagstelling.

Mét een voorbereiding die een tijdsbesteding vraagt omgekeerd evenredig aan de uitvoering. Of anders gezegd: om iets heel simpel en makkelijk te laten verlopen in korte tijd met een grote opbrengst: dat dwingt tot heel duidelijk te weten wat je wilt bereiken en precies daarop de werkvormen te ontwikkelen. In dit geval: welke meningen leven er bij de deelnemers ten aanzien van een specifiek toekomstscenario? Waar zitten no-go areas? Wat zijn dilemma’s? Welke prioritering wordt gegeven?

We (de opdrachtgever en ik) wilden, kortom: enorm veel informatie in 1 uur tijd uit de deelnemers halen. We kozen voor stellingen waarbij in de mogelijke antwoorden alle informatie zat waarnaar we benieuwd waren én de mogelijkheid om extra toe te voegen. Ter plekke voor te leggen. Geen voorbereiding nodig van al die drukke deelnemers. En precies dát: het formuleren en kiezen van de stellingen, de te kiezen info waarop reactie nodig was: dát kost tijd. En hielp ook enórm te focussen. De kwaliteit van de werkconferentie wordt dan bepaald door de kwaliteit van de voorbereiding én (in dit geval) de kwaliteit van de stellingen. Het móet het doen op dát precieze moment. En het dééd het. En zo bijzonder was het ook eigenlijk niet. Wat wél bijzonder was: zónder de gewijzigde omstandigheden was het niet bij ons opgekomen om een beeldbelvorm te kiezen.

Dus nu voortaan via beeldbellen confereren? Niet per definitie.  Beeldconfereren ‘second best’? Zéker óók niet! Want écht niet voor alle doelen en situaties een even goed alternatief. Wél een ándere mogelijkheid om te overwegen, en te onderzoeken wat het meest passend is bij de specifieke omstandigheden, bij de vraagstelling, bij de benodigde opbrengst.

Ik bedoel maar: een eend of een konijn? Het hangt ervan af… of je je in het water of in het veld bevindt, en of hard lopen nodig is of juist vliegen!

Meer weten? Bel of mail Anneke van Til 020 – 61 55 456 of  Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.